〜初めてでも安心！準備から当日までの流れをご紹介〜
社内表彰式の開催が決まったけれど、
「会場ってどうやって選べばいいの？」
「何を決めればいいのか分からない…」
そんな不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか？
本記事では、はじめて会場を手配する方向けに、会場選定から当日運営までの基本の流れをわかりやすくご紹介します。
❶ まずは、イベントの概要を整理しましょう
スムーズな準備のために、まずは以下のポイントを整理しておきましょう。（ご利用事例からイメージを掴むことも◎）
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開催希望日・時間帯
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参加人数（役員・一般社員・外部ゲストなどの内訳、控室は必要か）
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式典の内容（表彰、スピーチ、歓談など）
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会場レイアウト（ステージ有無、着席形式など）
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必要な設備や備品（マイク・プロジェクター・表彰台など）
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飲食の有無（懇親会形式など）
この段階で社内関係者と共通認識を持っておくと、後の手続きがスムーズです。
❷ 施設に相談してみましょう（仮予約がオススメ！）
概要がまとまったら、候補の会場に問い合わせを。
特に下記の点を確認しておくと安心です。
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希望日に空きがあるか（施設予約センター：03-6633-7209）
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利用目的に合った部屋があるか（人数・用途に応じた広さ）
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必要な備品や設備が手配できるか（付帯設備にない場合もレンタル品の手配が可能）
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飲食のケータリングの可否（希望する料理、ライブキッチンなど）
※仮予約が可能な場合は、いったん押さえておくのがベターです。（第3希望まで承ります。）
※飲食がある場合は、事前に伝えておくと案内がスムーズです。（4月1日や10月1日の特定日は予約が取れない場合がございますので、特にご注意ください。）
❸ 会場を内覧してイメージを固めましょう
実際に会場を見学することで、
「当日の動線」や「参加者からの見え方」などがリアルに想像できます。
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レイアウトが希望通りにできそうか
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音響・映像機器の位置や使い勝手
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控室や受付スペースの導線
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周辺のアクセスやサイン表示のしやすさ など
見学時には、資料（会場仕様書など）をもとに施設担当者から説明を受けると、漏れのない確認ができます。
遠方で内覧が難しい場合はバーチャル内覧が便利です。
❹ 見積書を依頼して、予算とすり合わせましょう
内覧後、確認した内容をもとに見積書を依頼します。
この時、以下もあわせて確認しましょう。
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室料・備品・レイアウト変更費などの内訳
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ケータリングメニューと金額（予算を伝えておくとスムーズです。）
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延長料金やキャンセルポリシー（利用規約：資料ダウンロード）
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追加オプション（司会台、ステージ装飾、WEB配信など）
見積内容に不明点があれば、遠慮なく施設担当者に相談しましょう。
❺ 社内稟議を通して、本予約へ
見積書と会場仕様書がそろったら、社内稟議に進みます。
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社内承認を得るための資料を整える
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稟議が通る見込みが立ったら、施設担当者に「利用決定の意向」を伝えておく
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稟議完了後に、正式な利用申込書を提出（利用申込書：資料ダウンロード）
この段階で、会場の本予約が完了します。
❻ 申し込み後は、利用承認と事前請求の確認を
申込書を提出すると、施設側で最終確認のうえ利用承認が行われます。
併せて、室料の事前請求書が届くので、指定期日までにお支払いを行いましょう。
※利用内容によっては、利用をお断りするケースもあります。事前のすり合わせが重要です。（利用規約に記載の禁止事項は、必ずチェックしておきましょう。）
❼ 利用当日の流れをチェックしておきましょう
表彰式当日は、バタバタしがち。以下を事前に確認しておくと安心です。
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会場入りは予約時間の10分前を目安に（事務局にいる施設担当までお声がけください。）
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レイアウトや備品の準備状況をチェック
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操作方法や進行で不安がある点は事前に相談
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トラブルがあればすぐに施設スタッフへ連絡
※ご利用時間は完全撤収までが対象です。時間内の片付けをお忘れなく！
撤収前には忘れ物がないか、施設担当者と一緒に最終確認を行いましょう。
❽ 利用後の精算・請求について
イベント終了後、当日の変更がなければ事後請求書が発行されます（通常は月末締・翌月末支払）。
変更があった場合は、内容に応じて事後精算の見積書が作成されます。
確認後、確定した金額で請求書が発行されます。
最後に：会場選びは、プロに頼るのもひとつの手
表彰式は社内のモチベーションを高める大切なイベントです。
参加者にとっても「印象に残る1日」となるよう、準備は念入りに行いたいですよね。
でも、
「人数が多くて準備が大変…」
「表彰と懇親会をどう分けよう…」
そんな時は、ぜひ会場手配のプロである施設担当者に相談してみてください。
開催したい場所が決まっていない場合、弊社は複数施設のご案内が可能な施設予約センター（03-6633-7209）もございますので、ぜひご活用ください。
あなたのイベントが大成功することを、心より願っております。